Déclaration des salariés

Oui, tous les salariés qui font partie de l’effectif doivent être déclarés, y compris ceux qui sont en arrêt maladie ou maternité. En effet, des visites médicales de pré-reprises peuvent avoir lieu pendant l’arrêt à l’initiative du médecin traitant, du médecin conseil de la CPAM ou du salarié.

Ces visites permettent d’anticiper sur la capacité du salarié à reprendre son travail à l’échéance et de faciliter sa reprise.

Lors de la reprise de ces salariés, il faudra penser à demander une visite de reprise.

Oui, ce salarié doit être déclaré au 1er janvier même si son contrat est suspendu puisqu’il reprendra en cours d’année et fera à nouveau partie de l’effectif à cette date.

A son retour, il n’y a pas de nécessité de demander une visite de reprise.

Non, ces salariés ne font pas partie de l’effectif au 1er janvier, ils ne doivent pas être déclarés.

Il faudra par contre les déclarer en cours d’année à partir de l’espace adhérent.

Dans certains cas, des visites médicales d’embauches pourront être nécessaires.

Oui, l’apprenti bénéficie des mêmes droits que les salariés de l’entreprise, qu’il soit en CDD ou en CDI. Il doit donc être déclaré au 1er janvier s’il fait partie de l’effectif.

Il doit bénéficier d’une visite médicale d’embauche obligatoire au plus tard dans les 2 mois qui suivent l’embauche.

Les intérimaires sont salariés de l’agence d’emploi. C’est elle qui les déclare et leur fait bénéficier des visites médicales ou d’information et de prévention nécessaires.

Le risque est grand car il s’agit d’une obligation réglementaire.

Si le salarié demande une visite de sa propre initiative (et il en a parfaitement le droit, notamment pour évoquer des problèmes de santé ou d’exposition à certains risques professionnels), s’il n’est pas déclaré, le service de santé au travail ne pourra pas le recevoir et l’orientera vers l’inspection du travail pour faire valoir ses droits.

Les visites à l’initiative des salariés sont nombreuses et souvent confidentielles vis à vis de l’employeur.

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Fonctionnement de Dinaweb

Dinaweb est votre espace adhérent en ligne. Il vous permet de gérer le suivi de vos salariés (embauche, fin de contrat, déclaration des risques professionnels, type de contrat…), de suivre et de rééditer des convocations et, prochainement, d’imprimer vos factures. Nous vous recommandons donc de l’utiliser et de le tenir à jour tout au long de l’année.

Le code PCS ESE correspond au poste de travail du salarié. Il est utilisé lors de la Déclaration Unique à l’Embauche du salarié. Il se trouve également sur la DADS, le site de l’AIST 84 et l’INSEE.

Contactez l’assistante médicale via l’adresse mail indiquée en haut à droite du portail en précisant votre numéro adhérent. Le salarié réapparaîtra dans la liste le lendemain de l’opération de l’assistante.

Votre comptable peut tout à fait gérer votre espace Dinaweb. Pour cela, il vous suffit simplement de lui confier vos codes d’accès indiqués sur le courrier d’appel de cotisation que vous avez reçu début janvier et que nous n’adressons qu’aux employeurs.

Attention, en cas d’embauche en cours d’année, n’oubliez pas de lui préciser de déclarer le nouveau salarié, sans quoi ce dernier ne pourra avoir droit à un suivi. Pensez qu’à chaque Déclaration Unique à l’Embauche auprès de l’URSSAF vous devez réaliser votre déclaration sur Dinaweb.

Pour tout changement de coordonnées, veuillez contacter le service adhérents en indiquant votre numéro adhérent et en précisant les nouvelles coordonnées ainsi que le n° Siret (si différent).

Les codes d’accès sont confidentiels. En cas de longue absence, veuillez contacter le service cotisations qui pourra vous générer de nouveaux codes.

Vous pouvez contacter la convocatrice pour vérifier vos coordonnées, réimprimer la convocation et/ou l’envoyez sur l’adresse mail de votre choix.

Avec la cotisation per capita imposée par la DIRECCTE, la cotisation devient nominative et s’applique aux salariés déclarés. Elle n’est plus calculée sur la masse salariale des entreprises. Il n’est donc plus possible de remplacer un salarié par un autre.

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Problèmes techniques

Vous pouvez générer un nouveau mot de passe en cliquant sur « Mot de passe oublié ». Il vous sera envoyé par mail à l’adresse indiquée dans votre dossier (adresse de facturation).

En cas de dysfonctionnement, contactez le service cotisations

Vérifiez que vous vous trouvez bien sur le portail Dinaweb de l’AIST 84 (logo en haut à gauche de l’écran) puis vérifiez que les codes utilisés sont bien ceux de l’année en cours (indiqués sur le courrier d’appel à cotisation envoyé début janvier) et saisis en respectant les majuscules et minuscules.

Si cela ne fonctionne toujours pas, contactez le service adhérents.

Le lieu de naissance peut bloquer la validation. Cette donnée n’étant pas obligatoire vous pouvez la supprimer puis valider.

Vérifier que tous les champs obligatoires sont bien renseignés pour chacun de vos salariés : nom, prénom, nom de naissance, date de naissance, code PCS ESE, poste occupé, contrat et risque.

Attention, si votre salarié n’est exposé à aucun risque, vous devez cocher l’option « pas d’exposition à déclarer ».

Le paramétrage de votre écran peut ne pas être adapté et gêner l’affichage du bouton de validation. Vérifiez que vous êtes bien tout en bas de la page puis cliquez sur « OK ».

Un téléchargement est lancé lors de la connexion, ce qui peut ralentir l’accès au site. Le problème peut venir de votre connexion et/ou de votre environnement informatique.

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Questions courantes

Les listes nominatives ne sont plus envoyées depuis l’appel à cotisation de 2015. Vous devez la valider sur le portail après l’avoir mise à jour (sortie des salariés et/ou saisie des nouveaux salariés). Vous la recevrez ensuite par mail à l’adresse indiquée dans votre espace.

Demandez la radiation de votre compte en précisant votre numéro adhérent et la raison de la radiation au service adhérents. Au moment de l’embauche, appelez le service adhérents pour enlever la radiation et réaliser votre télédéclaration.

La législation applicable depuis le 1er janvier 2017, précise qu’il est de la responsabilité de chaque employeur de déclarer tous leurs salariés ainsi que les risques auxquels ils sont soumis.

Réaliser cette déclaration sur Dinaweb permet à l’employeur de mettre à jour ses déclarations tout au long de l’année et de bénéficier ainsi de suivis adaptés à l’évolution de la situation de ses salariés.

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